مشابه فتوکپی، یک اسکنر یک کپی از یک سند را تولید می کند، اما به جای تولید یک کپی کاغذی، یک اسکنر یک کپی دیجیتال ایجاد می کند که می تواند بر روی کامپیوتر باز شود.
بسته به ترجیح کاربر، اسکن‌ها می‌توانند از طریق ایمیل به رایانه‌ها ارسال شوند یا مستقیماً از طریق شبکه به پوشه ارسال شوند.
اکثر دستگاه فتوکپی اچ پی مدرن دارای اسکنرهایی با تشخیص کاراکتر نوری (OCR) هستند که تصاویر متن تایپ شده را به متن کدگذاری شده توسط ماشین تبدیل می کند.
سپس این اسناد را می توان به صورت الکترونیکی ویرایش کرد. مزایای اضافی OCR زمانی حاصل می شود که با یک سیستم مدیریت اسناد یکپارچه شود.
در این زمان می توانید اسناد را بر اساس فیلدهای خاصی در سند پرونده کنید، بنابراین آنها به پوشه مناسب، با نام مناسب در سرور شما می روند و خطای کاربر با ورود داده ها کاهش می یابد. این می تواند با اسنادی مانند فاکتورها، اظهارنامه ها و رسیدها بسیار مفید باشد.
علاوه بر این، اسکن ها را می توان با وضوح بسیار بالا برای استفاده در نرم افزارهای طراحی کامپیوتری و ویرایش عکس در بسته هایی مانند فتوشاپ انجام داد. اسکن ها را می توان به صورت سیاه و سفید یا رنگی، به دلخواه انجام داد.
چاپ اضافه کردن منطقی به دستگاه فتوکپی و اسکنر است. به جای ارسال اسکن به رایانه شما، چاپگر اسناد را از رایانه شما دریافت می کند و کپی های فیزیکی تولید می کند.
هنگام جستجوی یک دستگاه فتوکپی با قابلیت چاپ، ملاحظات زیادی وجود دارد که شامل چرخه کار، سرعت، کیفیت، خروجی رنگ، هزینه ها و ظرفیت می شود. این ملاحظات بر عملکرد فتوکپی نیز تأثیر می گذارد زیرا مترادف کار می کنند.
فناوری چاپ چاپ به سرعت در حال پیشرفت است. امروزه اکثر چاپگرها قادر به چاپ در هر دو طرف کاغذ هستند که به عنوان دورو شناخته می شود. این نه تنها باعث صرفه جویی در کاغذ می شود، بلکه به تهیه کتابچه ها و جزوات برای مواد بازاریابی نیز کمک می کند.
علاوه بر این ویژگی ها، دستگاه های فتوکپی دارای طیف وسیعی از عملکردها هستند که به بهبود گردش کار اداری کمک می کند. این موارد شامل گزینه‌های تکمیل، تغذیه‌کننده‌های سند، دسته‌بندی و چاپ USB است.
یافتن دستگاه فتوکپی مناسب برای دفتر کار شما زمانی که ویژگی های مناسب مورد نیاز خود را نمی دانید، دشوار است. امروز صدها دستگاه کپی را با نقاط فروش منحصر به فرد خود در بازار خواهید یافت.
